Ochrana osobních údajů

Povinností lokálních Administrátorů je průběžně, minimálně jedenkrát za rok, kontrolovat aktuálnost uživatelských účtů uživatelů svého úřadu a spolupracovat s centrálním Administrátorem SSHR ve věci celkové správy účtů. Ve smyslu této povinnosti Administrátoři přidělují účty novým uživatelům, stanovují jim přístupová práva, upravují rozsah přístupu stávajících uživatelů a nepotřebné uživatelské účty ruší s cílem zabránit přístupu neoprávněných osob k údajům uloženým v systému.

Dále je povinností Administrátorů umožnit účastníkům zpracování přístup do systému až po písemném potvrzení svolení subjektu údajů se zpracováním osobních údajů. Udělené souhlasy Administrátoři archivují po dobu trvání důvodu zpracovávání OÚ.

(zaměstnanec, který v rámci své činnosti zpracovává osobní údaje)

Zpracování OÚ se provádí elektronicky na PC Uživatelů systému. Přístup je zajištěn uživatelským jménem a heslem. Při opuštění pracoviště Uživatel uzavře aplikaci obsahující OÚ, osobní počítač zajistí uzamčením nebo odhlášením se, popř. uzamčením kanceláře. V případě, že ke své potřebě používá OÚ v listinné podobě, je povinen po ukončení zpracování tyto uložit v uzamčených zásuvkách psacího stolu, skříně nebo bezpečnostního uzávěru.

Při zpracování údajů prostřednictvím mobilního zařízení musí Uživatel dodržovat všechna výše stanovená pravidla. Uživatel musí navíc zajistit, že v případě zpracování OÚ mimo stálé pracoviště prostřednictvím mobilního zařízení nebude umožněn přístup do mobilního zařízení jinému Uživateli, který nemá oprávnění k přístupu k OÚ. Dále musí zajistit, že použije pouze prověřené a bezpečné připojení k internetu.

K podpoře tisku jsou používány aplikace MS Office (MS Word, MS Excel). Uživatelé musí používat verze těchto aplikací pouze z oficiální distribuce Microsoft.

Vedení OÚ uživatelů účtů je zákonným požadavkem vycházejícím z povinnosti správních úřadů zpracovat plán ND podle příslušných ustanovení zákona č. 241/2000 Sb. a z povinnosti využívat při přípravě a přijetí HOPKS informační systémy pro podporu HOPKS podle § 27b zákona č. 241/2000 Sb.

Zpracování OÚ a jejich rozsah v rámci správy uživatelských účtů není stanoven právním předpisem, proto musí správci účtů KÚ a ÚSÚ vyžádat a mít souhlas uživatelů účtů, které spravují, se zpracováním jejich OÚ ve výše uvedeném rozsahu a k výše uvedeným účelům. K tomu musí vést evidenci souhlasů uživatelů účtů se zpracováním jejich OÚ, včetně své osoby jako správce účtů, a být schopni získání souhlasu jednotlivých uživatelů účtů doložit při kontrole ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů. Prokazatelnost souhlasu uživatelů se zpracováním jejich OÚ při správě uživatelských účtů bude i předmětem kontrol přípravy HOPKS prováděných SSHR. Vzor evidence souhlasů uživatelů účtů je uveden zde.

V případě, že Uživatel stávajícího účtu neudělí správci účtů souhlas se zpracováním svých OÚ ke správě účtu, popř. svůj předchozí souhlas odvolá, bude ze strany správce účtů použita výjimka z práva výmazu OÚ podle čl. 17 odst. 3, písm. b) Nařízení a výmaz OÚ nebude proveden. Záznam o tom správce účtů provede ve své evidenci souhlasů a tuto skutečnost oznámí uživateli účtu.

Podmínkou založení nového uživatelského účtu je udělení souhlasu nového Uživatele účtu se zpracováním jeho OÚ ve výše uvedeném rozsahu a k výše uvedenému účelu. Vzor souhlasu nového Uživatele účtu se zpracováním jeho osobních údajů ke správě uživatelského účtu je uveden zde.